O mau uso do e-mail: Saiba o que fazer para não errar

Esquecer de anexar o arquivo, enviar a mensagem para a pessoa errada, responder a todos por engano ou cometer um erro de informação. Quem nunca passou por uma situação constrangedora ao enviar um e-mail indesejado? Algumas vezes, a ocasião pode ser facilmente contornada, porém, dependendo do desvio, a falta de cuidado pode gerar até demissão. Lembre-se que para efeitos legais, o e-mail é considerado como um documento oficial e pode ser usado até em processos jurídicos.

Você tem o costume de verificar cuidadosamente a mensagem e o remetente antes de apertar o botão “enviar”? Caso a sua resposta seja sim, parabéns, isso mostra que é uma pessoa atenta aos detalhes e que, dessa maneira, evita prejuízos na sua vida pessoal e profissional. Mas, se disse não prestar tanta atenção, pode já ter passado por alguma saia justa ou então estar correndo grandes riscos de errar.

No ambiente corporativo, a responsabilidade do envio correto de mensagens eletrônicas cabe a todos os profissionais. Por isso, é preciso que os líderes orientem sua equipe quanto às conseqüências e formas de evitar falhas. Se for preciso, elabore regras de utilização do e-mail a serem seguidas pelos colaboradores da sua empresa. Assim, terá mais chances de evitar futuras preocupações.

Veja as dicas abaixo e escolha a sua forma de gerenciamento das mensagens eletrônicas.

1) Pense antes de agir
Pare e releia a sua mensagem. Analise a real necessidade de enviar aquela informação aos destinatários, além de medir as possíveis conseqüências que sua atitude pode gerar. Se achar que está escrevendo uma “bomba atômica”, é melhor cancelar o envio. Ou melhor, nesses casos, quando suas palavras não trarão bom retorno a você em nenhuma hipótese, opte por não registrar nada por escrito.

2) Escreva o nome do destinatário por último
Ao escrever uma nova mensagem, verifique-a primeiro e deixe a tarefa de completar o campo de destinatário por último. Assim, você evita mandar o conteúdo para as pessoas erradas ou então responder a todos por engano.

3) Desative a opção “enviar automaticamente”
Com tantos e-mails para responder diariamente, é natural desejarmos tirar todos da frente o mais rápido possível. A consequência é a diminuição da atenção em detrimento à velocidade. E é justamente nessas ocasiões em que os erros aparecem. Se você se familiariza com essa situação, é melhor prevenir. Não ative a opção “enviar automaticamente” para que o e-mail fique preso na sua caixa de saída e só possa ser enviado após sua certificação. Mas cuidado para não esquecê-lo na caixa.

Por Renato Grinberg - especialista em carreiras e mercado de trabalho.